桜が綺麗に咲く季節になってきたら、定番のイベントと言えばやはりお花見。美しい桜を見ながらみんなで楽しめるお花見は、年間行事の中でも大きなイベントの一つですね。そこで幹事を任されてしまったそこのあなた！どうしよう…なんて思うのはまだ早いです。幹事としての心得を押さえておけば大丈夫！一緒にお花見を成功させましょう♪
1.場所決め
お花見において一番大切なことは、なんと言ってもお花見の場所です。ネットで検索してレビューを見たり、画像を確認するなどして場所を決めましょう。予め下見までしておくと、当日の失敗やアクシデントを防ぐことが出来ます。自分でお花見スポットをご存知であれば、それでもいいと思います。
お花見は参加人数が多くなることも多々ありますので、アクセスがしやすい場所を探すということも念頭に置いておきましょう。車でのアクセスがし易いかどうかも、判断基準の一つに加えていいと思います。当日になって「こんなはずじゃなかった！！」なんてことにならないように、場所選びには細心の注意を払ってくださいね。
2.日程決め
お花見をする上でもう一つ大切なことは日程決めです。時期が早すぎてまだ桜が咲いていなかったり、逆に新緑になってただのピクニックになったり…なんて幹事の失敗談にはよく出てきます。そうならないために、桜がある程度咲いている時期を狙って日程を決めることが大切です。
日程を決める際には、桜の開花予想などがネットで簡単に調べられますので、それを参考にしましょう。地域によってかなり異なりますので、大体こんなもんでしょ！なんて曖昧な日程決めをすると大変なことになりますよ。幹事の失敗談に載らないようにしてくださいね。
3.準備物
楽しいお花見のために、準備物は万全の状態で臨んでください。筆者の考える主な準備物にはこんなものがあります。
■ブルーシート
これを忘れる人はいないと思いますが、お花見の必須アイテムです。
一般的なブルーシートの大きさは3.6×5.4mで、この大きさでは12～15人程座れます。人数によってブルーシートの大きさがガラリと変わりますので、参加人数に合わせて適切なブルーシートの大きさや枚数を用意しておきましょう。
■食べ物
小人数であればみんなで食べ物を持ち寄るのもアリですが、大人数になるとお店の出前などでオードブルを注文しておくことをお勧めします。宴会場まで持ってきてもらえるお店だと幹事も助かりますね。紙コップやお皿などは人数に対して多めに用意しておきましょう。お酒の用意もお忘れなく♪
■ビニール袋
何かと便利なビニール袋ですが、ゴミ袋用の大きめの袋やちょっとしたモノを入れるための小さい袋まで大小さまざまあると良いです。ビニール袋が足りない時が一番大変なので、多めに用意しておいてください。余った袋は次回のお花見にまわしましょう！
■ガムテープ
こちらも何かと便利なガムテープ。ガムテープなんて何に使うのか…なんて考えずに用意しておきましょう。あらゆる場面で、きっとあなたを助けてくれるはずです。
■マジックペン
場所取りのために大きい紙に記入したり、紙コップに名前を書いたり、マジックペンも本当に万能です。細めのペンと太めのペン、どちらもあればGood！予備の分に何本か持っていくと安心ですね。
■寒さ対策グッズ
言わずもがな、3月や4月は寒暖差が激しいです。いきなり凍えるほど冷える時もありますので、暖かいから大丈夫なんて思わずに寒さ対策は必ずしておきましょう。
特に幹事の皆さんは、場所取りの段階から長く待たなければならないので、防寒にはしっかり気を配ってください。時間を潰せるゲームやトランプなども用意しておくといいかもしれませんね。
4.場所取り
お花見の会場が決まっても、肝心の場所取りが出来なければ意味がありません。お花見の場所取りのポイントには次のようなものがあります。
■インスタ映えを狙う
最近ではよく聞く「インスタ映え」という言葉。皆様はご存知ですよね？
インスタグラムというSNSに写真を投稿した時に、見栄えが良かったり周りの反応が良かったり、その写真が映えることを意味します。このインスタ映えを意識した場所取りをすることで、幹事としての評価がグッと上がります。インスタに載せないとしても写真を撮る機会は必ずありますので、ぜひ写真が映えるようなポイントを確保してください。
■目印となる場所・物を確認する
これは幹事の仕事を減らすことにも繋がりますが、場所取りをした近くに目印となる場所や物があれば、それを周知させておくと良いです。迷ったコールが少なくなります。会場には沢山のお客さんもいらっしゃいますので、目印となる物があると大変便利ですよ。
■トイレの場所
トイレの場所が遠すぎるのも、ましてや近すぎるのも問題です。お花見の幹事失敗談の上位にもランクインするほど、トイレの問題は大きいのです。トイレを増設したり移したりすることは出来ないので、皆さんのトイレ事情は幹事の場所取りにかかっていることをお忘れなく！
5.司会・進行
参加者がある程度揃ったら、開会の挨拶と乾杯の挨拶を行いましょう。乾杯の挨拶は先輩や上司と相談して、誰が行うのかを決めておきましょう。
司会・進行は、そのお花見のコンセプトで大きく変わります。余興はするのか、ざっくばらんに皆でワイワイ楽しむ会にするのか…予めコンセプトを決めておきましょう。幹事の方も楽しむことを忘れないでくださいね！お酒片手に司会・進行するのも良いです。飲み過ぎにはご注意を。
2時間程経過したら、閉会の挨拶を行いましょう。用事がある方もいらっしゃいますので、幹事がしっかり気を配ってくださいね。閉めの言葉を誰が言うのかも、予め相談しておくと良いでしょう。スムーズな進行のために、コミュニケーションを取ることお忘れなく。一日お疲れ様でした☆
■まとめ
いかがでしたか？
綺麗な桜を眺め、皆と楽しめるお花見を成功させるには、幹事のちょっとした働きが大事だということが分かっていただけたのではないでしょうか。慣れてしまえば決して難しくはないです。
困ったときは一人で悩まず、幹事まとめサイトなどの「知恵」を借りてみてください♪
