【ビギナー幹事の失敗談２】若手幹事さん必見！仕切りのシロートがやってしまいがちなミス“その他編”

「若手幹事さん必見！仕切りのシロートがやってしまいがちなミス“お店編”」に引き続き、第二弾。
幹事さんってお店を決めること以上にやるべきことがたくさんあります。ここでは「せっかくいいお店は決めたのに……」それ以外でやってしまったミスについてまとめてみました。

「社会人になって一年目の頃に営業部の飲み会の幹事をしました。繁忙期で二時間制のお店だったんで、19時からきっかり始まって21時までで終われるよう予約をとりました。
そしたらこともあろうか、当日僕の仕事が全然終わらなくて。結局幹事の僕を外して、もう一人と同期が仕切って飲み会は始まりました。
ギリギリの時間で行動するのって駄目ですね。
やっぱり幹事なら、当日の時間には気を付けないといけないと反省しました」/25歳・男性　営業

「もともとお酒があまり強くないので、あまり飲みに行くことも好きではないんですが、新人で他に妥当な人間がいなかったということで僕が決起会の幹事を務めることになったんです。
で、参加者のみなさんにお酌をしているうちにどんどん飲まされて、案の定誰よりも先に僕が泥酔しちゃいました（笑）。
決起会自体は二時間くらいだったんですが、僕はもう一時間過ぎる前から酔っぱらって、あとの記憶が全然ないんです。参加費の徴収も計算もまったくできませんでした。その時は同僚の助けを借りてなんとかしのげたらしいですが。。。
その失敗以来、絶対に酔う前に会費は徴収するようにしています。事前に徴収できる場合は、必ずしてから飲むことにしていますね」/28歳・男性　プログラマー

「一カ月後に忘年会があることを知っていたので、大体の人数を把握したのちにお店を予約したんですよね。20人くらいの参加者になるだろうと予想していました。
しかしその20人で大きな一部屋をとっていたんですが、最終的には30人くらいまで膨らんでしまって。一部屋ではとても収まらなくなってしまったんですよ。そのお店も人気店で、お料理ももちろん当日人数分しか用意されていなくて、あわてて臨時で高い追加料金を払ってお料理を頼みました。
一カ月も前から決まっている忘年会だったんだから、僕がせめて一週間前とかに事前連絡しておけばよかったんですよね」/24歳・男性　営業

「幹事をすることがわりと多い人間で、今ではもう慣れているんですが。慣れていなかった頃よくやっていた失敗は、誰からいくら徴収したかわからなくなった、というヤツですね。
特に全員一律ではなく、年次によって会費の額が異なる場合は特に要注意です。やはりシンプルですが、名簿を作ってチェックしながらお金を集めてゆくのがいちばん確実ですね。
そしてもう一つは、小銭や1000円札といったお釣りをかなり用意しておくこと。この二点に気を付けるだけでミスはほとんどなくなります」/30歳・男性　総務

「ウチの会社は飲む人がすごく多いんです。だから忘年会や歓送迎会などの飲み会が終わっても、必ず二次会、三次会とどんどん次のお店に行くんですよ。それは知っていたんですが、僕に幹事のお鉢が回ってくるまでは二店舗目、三店舗目のことなんて無頓着でした。
でもイザ幹事をするとなると、会社の周囲に妥当なお店って数が少ないことに気づいて。
ウチの会社の周辺って、飲める店が少ないんですよ。そして少ないのに会社は多いから、パッとどこの店に入っても大抵は満席。
ちょうどいい二店舗目が見つからず、上司や先輩を小雨が降る中ゾロゾロと一時間くらい歩かせてしまって。
予約をとったとしても当日キャンセルにできるところが多いのだから、お店には申し訳ないけれどあらかじめ何店舗か予約しておくべきですね」/32歳・男性　営業

いかがでしたか？
何と言いましょうか、いずれも管理や事前にしておくべき準備など、「大人としてしっかりしておけば大丈夫！」といった失敗ばかりですね（笑）。
すべては会社での円滑なコミュニケーションのため．幹事としてしっかり仕切りましょう！