趣味仲間を集って交流会を開いてみよう♪人を集めるためのスケジュール管理♪

まずは交流会を開催するにあたって必要だと思うことをすべて書き出す作業から始めましょう。 定員数や開催場所、連絡方法など絶対に必要だと思うことを忘れないように（または確認するために）一覧にして書き出すことで、開催日から何日前にスケジュールを組めば交流会開催に間に合うかが分かるようになります。たとえばそこで3か月間は準備期間が必要だと分かれば、精神的に余裕をもって動くことができるので、どたばたした交流会になってしまった…なんてことを避けることもできるはずです。

スケジュール管理をしていく上で最も重要なことは参加者数や開催場所、連絡方法といったこれがなくては始まらないというような最重要項目の洗い出しと、時間があればやっておきたいそれ以外の項目とに分けて、その中で時間軸に沿って優先順位を決めることです。優先順位を決めることで、スケジュール管理に余裕ができ、途中で交流会の内容に変更があっても柔軟に対応できますし、力を入れたい項目を重点的に考えることもできます。

・3か月前までにすること
SNS上で交流会を開催する旨の第一報をお知らせする
・2か月前までに決めること
上記の反応を見て、日時や場所、参加人数、予算などの重要事項を事前にリサーチする
連絡を取るためのアプリ／ソフトなどを決めて、趣味仲間に配布する
リサーチ結果をもとに、配布したアプリ／ソフトを使って、日時、場所、予算、参加申し込み期限などの重要事項を連絡する
・1か月前までに決めること
事前に設定した参加申し込み期限までに人数を確定する
開催場所（レストランや居酒屋など）に人数の確定報告をする
参加者の氏名や緊急の連絡先を把握しておく
・当日までに決めること
交流会でやりたい企画や話し合いたいことを決める
集金方法を決めておく
二次会がある可能性を踏まえて、開催場所付近のお店をリサーチしておく
参加者に対してお礼などの挨拶をする

こちらはあくまでもスケジュール例ですが、交流会を開くにあたってまずは上記のようにやるべきことを一覧で書き出し、それに優先順位をつけることです。優先順位が高ければ必然的に2か月前や1か月前にその項目をスケジュールに組み込む必要が出てきますし、準備する時間に余裕を持てるのも大きなメリットになります。